Att hantera bokföring och arkivering är en oundviklig del av företagsverksamhet. En korrekt och systematisk arkivering av din bokföring är inte bara ett lagligt krav utan också en smart affärspraxis. I den här artikeln kommer vi att utforska hur länge du behöver arkivera din bokföring, fördelarna med att digitalisera ditt underlag och ansvarsfördelningen för arkivering inom olika bolagsformer.
Hur länge ska jag arkivera min bokföring?
Enligt Svenska Bokföringslagen och Bokföringsnämnden är det ett krav att arkivera din bokföring. Vanligtvis gäller att all bokföring, inklusive kvitton, dokumentation, deklarationer och årsredovisningar, bör bevaras i minst sju år. Det här är avgörande för att säkerställa öppenhet och korrekthet i din företagsredovisning.
Fördelar med digital bokföring
Att hålla din bokföring i fysisk form kan vara tidskrävande och riskabelt. Att digitalisera ditt underlag kan förenkla och effektivisera processen. Här är några fördelar med digital arkivering:
- Kortare Arkiveringstid: Genom att skanna och spara dina papperskvitton och fakturor digitalt kan du minska tiden du behöver arkivera dem från sju år till fyra år.
- Bevarande av Kvalitet: Fysiska dokument har en tendens att blekna och försämras över tiden. Genom att digitalisera dem bevarar du kvaliteten och läsbarheten.
- Smidig Åtkomst: Digitala dokument kan enkelt organiseras och sökas igenom, vilket underlättar om du behöver granska eller dela dem.
Särskilda regler för digitala fakturor
Om du utfärdar fakturor digitalt genom ett faktura- eller bokföringsprogram online behöver du inte skriva ut och arkivera en fysisk kopia. Att behålla den elektroniska fakturan i fyra år räcker enligt kraven.
Arkivering enligt bolagsform
Arkiveringsansvaret varierar beroende på vilken typ av bolagsform du driver:
- Enskilda Firmor: Som ägare till en enskild firma är det ditt ansvar att arkivera bokföring och underlag i minst sju år. Det gäller även om du avvecklar din firma.
- Aktiebolag: I ett aktiebolag är ägare och bolag separata. Den som sköter bokföringen har det yttersta ansvaret för arkivering. Om du har anställda eller externa aktörer för bokföringen är det deras ansvar. Vd och styrelse bär det slutliga ansvaret.
Att följa rätt arkiveringsrutiner är inte bara en skyldighet utan kan också spara tid och huvudvärk på lång sikt. Genom att överväga digital arkivering och förstå ansvarsfördelningen inom din specifika bolagsform kan du säkerställa att din bokföring är korrekt, tillgänglig och i överensstämmelse med lagstiftningen. För mer detaljerad information, kan du alltid konsultera Bokföringsnämndens riktlinjer.
Kontakta oss för att lära dig mer!
Om du är intresserad av att förbättra din ekonomifunktion och vill lära dig mer om hur vi på Categoria kan hjälpa dig, tveka inte att kontakta oss idag. Vi ser fram emot att diskutera dina behov och skapa en skräddarsydd lösning för ditt företag.
